Как правило, при работе с использованием кассового аппарата у субъектов малого и среднего бизнеса возникает большое количество вопросов. Как правильно оформить возврат товара, если у покупателя есть чек или его нет, но магазин знает, что это их товар и согласен принять его назад, чтобы не потерять постоянного клиента? Как сторнировать товар при отказе от него покупателя? Как поступить в случае если чек выбит случайно либо с неправильной суммой?
С вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) изменился порядок учета и документального оформления выручки от юридических лиц. Если до 28.06.2003 через кассовые аппараты проводились только наличные денежные средства, принятые у физических лиц, то с введением Закона № 54-ФЗ выдавать чеки следует всем покупателям, в том числе юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
Организации (индивидуальные предприниматели) обязаны использовать контрольно-кассовую технику при наличных денежных расчетах и расчетах по платежным картам при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг – это сказано в п. 1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. С помощью контрольно-кассовой техники (ККТ) контролируются полнота и своевременность отражения наличной выручки в отчетности и при исчислении налогов.
Кассовые аппараты должны быть зарегистрированы в налоговых органах по месту учета организации (индивидуального предпринимателя) в качестве налогоплательщика, а также состоять на техническом обслуживании в специализированных центрах технического обслуживания. На территории РФ разрешается использовать только те виды ККТ, которые включены в Государственный реестр ККТ. После регистрации владелец ККТ получает в налоговой инспекции регистрационную карточку, причем день получения этой карточки считается первым днем эксплуатации ККТ.
С завода-изготовителя ККТ поступает к пользователю в нефискальном режиме. Фискальный режим обеспечивает регистрацию сведений о работе ККТ в фискальной памяти. В процессе фискализации налоговый инспектор вводит такие реквизиты, как заводской номер ККТ, регистрационный номер ККТ, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к ККТ. После этого фискальный режим уже нельзя отключить.
С кассиром-операционистом, работающим на ККТ, обязательно должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
При осуществлении кассовых операции с использованием ККТ в обязательном порядке оформляются первичные документы по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций»:
- № КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины»;
- № КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
- № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
- № КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
- № КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста»;
- № КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
- № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации»;
- № КМ-8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ»;
- № М-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы».
Рассмотрим порядок оформления этих документов поподробнее.
Унифицированная форма № КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» применяется при вводе в эксплуатацию новой ККТ при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули.
Акт оформляется и подписывается в двух экземплярах членами комиссии с обязательным участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора). Один экземпляр акта как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй – остается у организации (индивидуального предпринимателя).
Унифицированная форма № КМ-2 используется для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом центра технического обслуживания контрольно-кассовой техники или при передаче для работы в другую организацию или другому индивидуальному предпринимателю.
В состав комиссии при составлении акта формы № КМ-2 кроме представителей организации (индивидуального предпринимателя) и налогового инспектора входит также специалист центра технического обслуживания ККТ.
Акт с накладной, оформленной на передачу ККТ в другую организацию, другому индивидуальному предпринимателю или в центр технического обслуживания ККТ для ремонта, сдаются в бухгалтерию или (при отсутствии бухгалтера у индивидуального предпринимателя) непосредственно индивидуальному предпринимателю не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день.
Ремонт контрольно-кассовой техники производится только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.
Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, применяется унифицированная форма № КМ-3. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.
Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится в документах за данное число. На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации.
Для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации ведется Журнал кассира-операциониста (№ КМ-4). Журнал является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.
Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5), применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.
Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.
Для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену) применяется Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6).Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.
Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7).
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7) применяются для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и являются приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.
Составляются в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передаются в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8) применяется в организациях в следующих случаях:
- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);
- проведение специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.
Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица), составляется Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.
Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), – в двух экземплярах.
Один экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй – в бухгалтерию проверяемой организации, третий – остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.
Остановимся поподробнее на порядке возврата покупателю денежных средств за товар.
Возврат товара как надлежащего, так и ненадлежащего качества в день покупки (до закрытия смены и снятия Z-отчета) оформляется в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России от 30.08.1993 № 104, и Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ».
Возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя.
На сумму возврата оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям (форма № КМ-3). Указанный акт составляется членами комиссии в одном экземпляре.
Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).
Суммы, выплаченные покупателям по возвращенным и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 16 книги кассира-операциониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, а другой вручается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.
Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета) определен Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и Методическими рекомендациями по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5.
Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего). Возврат денег из операционной кассы предприятия в данном случае не допускается.
Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер (форма № КО-2) с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность.
Аналогично оформляется возврат покупателю аванса, полученного в счет выполнения работ, оказания услуг, а также ошибочно пробитые чеки. Разъяснения налоговых органов по данному вопросу содержится в письмах УФНС РФ по г. Москве от 26.12.2006 № 22-12/115771, от 10.11.2006 22-12/99810, от 08.11.2005 № 09-24/81476.
Рассматривая наличные расчеты с применением ККТ, нельзя не затронуть вопрос о продажах с применением платежных («пластиковых») карт.
В соответствии с п. 1 ст. 2, ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организация, получающая оплату за проданные товары (выполненные работы или оказанные услуги) с использованием платежных карт, обязана выдать покупателю кассовый чек.
При расчетах с помощью пластиковых карт денежные средства в кассу организации не поступают. Поэтому суммы, отраженные в Z-отчете, не будут совпадать с суммой наличных денежных средств, находящихся в кассе. Как в этом случае правильно заполнить приходный кассовый ордер и журнал кассира-операциониста?
Согласно п. 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40, в кассовой книге учитываются все поступления и выдачи наличных денег. В связи с этим на сумму денежных средств, полученных путем безналичных расчетов с использованием пластиковых карт, приходный кассовый ордер не составляется. Аналогичный вывод содержится в Письме УФНС России по г. Москве от 11.05.2006 № 09-24/038509.
Суммы по кассовым чекам при всех видах безналичных расчетов за проданные товары, включая расчеты платежными картами, пробиваются на отдельную секцию (разд. 5 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104).
Суммы наличных денежных средств, сданных кассиром-операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика контрольно-кассовой техники на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, так как при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличных денег.
Сумма выручки, полученной за товары, расчеты за которые произведены с использованием платежных карт, может быть указана в графе 13 «Сдано (оплачено) по документам» формы № КМ-4.
За обслуживание расчетов с применением пластиковых карт банк берет с торговой организации определенный процент от суммы выручки. Обычно банк перечисляет выручку на расчетный счет торговой фирмы за минусом суммы комиссионных.
Если кассовый аппарат магазина связан с процессинговым центром, то денежные средства, полученные с использованием пластиковых карт, иногда зачисляются на счет торговой организации в день продажи.
Рассмотрим порядок отражения операций, связанных с получением оплаты товара платежной картой, на примере:
ООО «Весна» реализовало товаров на сумму 1 180 000 руб. (в том числе НДС – 180 000 руб.). Из этой суммы 900 000 руб. было внесено в кассу наличными. Посредством пластиковых карт были оплачены товары на сумму 280 000 руб. Деньги поступили на расчетный счет торговой организации в день покупки. Банковская комиссия за проведение операции составила 2%.
Бухгалтер сделает следующие проводки:
Дебет 50 Кредит 90 (субсчет «Выручка от наличных продаж») 900 000 руб. – отражена сумма, полученная от покупателей наличными деньгами
Дебет 62 Кредит 90 (субсчет «Выручка от безналичных продаж») 280 000 руб. – отражена сумма, полученная от реализации товаров, оплаченных пластиковыми картами
Дебет 90-3 Кредит 68 180 000 руб. – начислен НДС
Дебет 51 Кредит 62 280 000 руб. – зачислены на расчетный счет деньги за товары, оплаченные пластиковыми картами
Дебет 60 Кредит 51 5 600 руб. (280 000 руб. x 2%) – удержана комиссия банком
Дебет 91 (субсчет «Прочие расходы») Кредит 60 5 600 руб. – принята в состав расходов сумма комиссии, удержанная банком
Теперь рассмотрим ситуацию, при которой деньги на расчетный счет торговой организации поступают не в день реализации, а через некоторое время. Для учета выручки, по которой документы уже переданы в банк, но деньги еще не пришли на счет, используют счет 57 «Денежные переводы в пути». Например, ООО «Лето» 01.05.2009 продало товар на сумму 1 180 000 руб. (в том числе НДС – 180 000 руб.). Из общей выручки 900 000 руб. внесены в кассу наличными, а товары на 280 000 руб. были оплачены платежными картами. На расчетный счет предприятия 280 000 руб. поступили 12.05.2009.
Бухгалтер сделает следующие проводки:
10.05.2009:
Дебет 50 Кредит 90 (субсчет «Выручка от наличных продаж») 900 000 руб. – отражена сумма, внесенная в кассу наличными
Дебет 62 Кредит 90 (субсчет «Выручка от безналичных продаж») 280 000 руб. – отражена сумма от реализации товаров, оплаченных пластиковыми картами
Дебет 90-3 Кредит 68 180 000 руб. – начислен НДС;
Дебет 57 Кредит 62 280 000 руб. – переданы в банк документы по оплате пластиковыми картами
12.05.2007:
Дебет 51 Кредит 57 280 000 руб. – зачислены на расчетный счет деньги за товар, оплаченный пластиковыми картами
Если кассир пробил чек на сумму, большую, чем нужно, и ошибка обнаружена в присутствии покупателя, необходимо:
Попросить клиента вернуть ошибочный чек - его сохраняют для отчетности.
После этого надо пробить и выдать новый чек на правильную сумму.
Затем кассир-операционист составляет объяснительную, где в свободной форме подробно описывает ситуацию.
В конце смены на все ошибочно пробитые чеки компания составляет акт по форме № КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». Бумагу оформляют в одном экземпляре, указывая номер и сумму каждого ошибочного чека. Документ подписывает комиссия в составе заведующего отделом или секцией (если есть), старшего кассира и кассира-операциониста, а утверждает руководитель компании.
На ошибочно пробитые чеки ставят специальный штамп «Погашено». Затем их наклеивают на лист бумаги и вместе с актом передают в бухгалтерию.
А на сумму, пробитую в ошибочных чеках, уменьшают выручку по кассе. Эту сумму нужно указать в графе № 15 Журнала кассира-операциониста формы № КМ-4.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4 – номер гашения.
В графе №5 - указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.
В графе №6 - показания счетчика "Гросс итого" на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика "Гросс итого" на конец дня. Если ККМ не указывает в Z-отчете показания счетчика "Гросс итого", то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.
В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.
В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13 - соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14 - указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по ф. КМ-3.
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Платежный агент является посредником между населением и поставщиками услуг в наличных расчетах
Сфера применения Федерального закона от 03.06.2009 г. N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее – Закон № 103-ФЗ) - деятельность по приему платежей физических лиц.
Критерии деятельности по приему платежей физических лиц поименованы в п. 1 ст. 3 Закона №103-ФЗ:
• прием денежных средств от плательщика - физического лица
• наличие у плательщика денежных обязательств перед поставщиком
• целевой характер платежа (он направлен на исполнение обязательств плательщика перед поставщиком)
Таким образом, согласно Закону платежным агентом выступает любое юридическое лицо (кроме банка), а также любой индивидуальный предприниматель, которые принимают наличные денежные средства от физических лиц (плательщиков) в погашение имеющихся у последних обязательств перед поставщиками товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 1, п. 3 ст. 2 Закона № 103-ФЗ).
Платежный агент обязан:
1. Заключить с поставщиком товаров (работ, услуг) договор о приеме платежей от физических лиц и выдать любое обеспечение исполнения своих обязательство по договору (п. п. 1, 4, 11 ст. 4 Закона №103-ФЗ);
2. До начала приема платежей встать на учет в Росфинмониторинг (п. 5 ст. 4 Закона №103-ФЗ);
3. Разработать и согласовать в Росфинмониторинге правила внутреннего контроля (п. 5 ст. 4 Закона №103-ФЗ);
4. Проводить идентификацию физических лиц, если сумма платежа превышает 15000 руб. (п. 6 ст. 4 Закона №103-ФЗ, п. 1.1 ст. 7 Закона "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма" от 07.08.2001 N 115-ФЗ);
5. Использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) с фискальной памятью и контрольной лентой (п. 12 ст. 4 Закона №103-ФЗ), а также соблюдать особые требования, предъявляемые к кассовому чеку (ст. 5 Закона №103-ФЗ);
6. Предоставить плательщикам определенную информацию, связанную с проведением платежей (п. 13 ст. 4 Закона №103-ФЗ);
7. Использовать для расчетов отдельный специальный банковский счет (счета) (п. 14 ст. 4 Закона №103-ФЗ). С вступлением в силу с 01.01.2012 г. Положения Центрального банка РФ "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" от 12.10.2011 №373-П (далее - Положение №373-П) введены особые требования к платежным агентам:
8. Платежный агент обязан вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности по приему платежей физических лиц (абз. 2 п. 5.1. Положения №373-П);
9. Платежный агент обязан формировать отдельные приходно-кассовые ордера на средства, полученные в рамках деятельности по приему платежей физических лиц (абз. 2 п. 3.3. Положения №373-П);
10. Деньги, полученные платежным агентом в рамках осуществляемой деятельности по приему платежей физических лиц, не учитываются при расчете лимита кассы (абз. 2 п. 1.3. Положения №373-П).
Санкции за нарушение требований:
Кодекс об административных правонарушениях РФ (КоАП) предусматривает некоторые санкции за несоблюдение поименованных выше требований.
Например, за нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в Росфинмониторинг и (или) сроков направления правил внутреннего контроля на согласование в Росфинмониторинг - штраф на должностных лиц в размере от 10 000 до 15 000 руб., на юридических лиц - от 20 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.27 КоАП).
За неисполнение законодательства в части организации и (или) осуществления внутреннего контроля - предупреждение или наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., на юридических лиц - от 50 000 до 100 000 руб. (п. 2 ст. 15.27 КоАП).
За неприменение в установленных федеральными законами случаях ККТ или применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям – предупреждение или наложения административного штрафа на юридических лиц от 30 000 до 40 000 руб. (п. 2 ст. 14.5 КоАП).
За нарушение платежными агентами обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (счета), а равно неиспользование платежными агентами, поставщиками, банковскими платежными агентами, банковскими платежными субагентами специальных банковских счетов для осуществления соответствующих расчетов - штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей (п. 2 ст. 15.1 КоАП).
На заметку:
К платежным агентам относятся не только организации, непосредственно занимающиеся принятием и переводом наличных денежных средств населения поставщикам товаров (работ, услуг), но и другие лица. В частности, это Агенты, которые согласно заключенным с Принципалами агентским договорам участвуют в расчетах и принимают наличные денежные средства от физических лиц - плательщиков Принципала в свою кассу.
Для начала надо открыть ЮЛ или ИП, затем получить у производителя контрольно-кассовой техники договор на техническую поддержку его продукции. Требования у них примерно одинаковые, хотя и есть нюансы. Вот примерные требования к к центру технического обслуживания контрольно-кассовой техники и порядку аккредитации организации на право осуществлять техническую поддержку контрольно-кассовой техники: Аккредитация центров технического обслуживания (далее — ЦТО) производится по заявкам организаций (далее Заявитель) на получение права технического обслуживания контрольно-кассовой техники (далее Продукции) Поставщика ККТ (далее Поставщик). Аккредитуемые ЦТО должны иметь: 1. Статус юридического лица, подтвержденный соответствующими разрешительными документами и свидетельствами о постановке на государственный и налоговый учет, банковское обслуживание (в том числе и на обособленные подразделения ЦТО). 2. Собственные или арендуемые офисные, производственные и складские помещения, отвечающие установленным противопожарным, санитарным, экологическим требованиям и нормам. 3. Нормативно-техническую документацию, содержащую:
Законы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, технические регламенты, относящиеся к сфере применения и обслуживания контрольно-кассовой техники.
Комплекты технической и эксплутационной документации для каждой модели Продукции Поставщика, по которой проводится аккредитация ЦТО.
Документы, устанавливающие порядок, виды и сроки предоставления пользователям Продукции услуг по технической поддержке конкретных моделей Продукции, а также порядок выполнения гарантийных обязательств ЦТО.
Свидетельство о регистрации организации в качестве ЦТО органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, на территории которых осуществляет свою деятельность действующий ЦТО. (На данный момент это уведомление, подаваемое в РосПотребНадзор, о работе в качестве ЦТО.
Прием и регистрацию заявок Пользователей, порядок проведения и учета выполненных работ.
Учет сведений о Продукции, об устанавливаемых на нее знаках «Сервисное обслуживание», о замененных функциональных и фискальных модулях.
Должностные инструкции для каждого сотрудника.
Установленный порядок списания и утилизации находящихся в собственности ЦТО и не подлежащих восстановлению или использованию деталей, узлов и Продукции, а также инструкции по ведению, хранению и списанию документации ЦТО.
Порядок регистрации, учета и устранения жалоб пользователей на услуги ЦТО, претензий и санкций Поставщика, замечаний налоговых и иных компетентных органов, определений или решений суда.
5. Требования к производственным помещениям. Помещения должны быть пригодными:
Для размещения рекламы и демонстрационных стендов Продукции.
Для выполнения работ по освидетельствованию, диагностике, ремонту и техническому обслуживанию Продукции.
Для хранения Продукции, предназначенной для реализации и находящейся в ремонте.
Для хранения неактивизированных ЭКЛЗ в соответствии с требованиями документа РД 78.36.003-2002 МВД России. При отсутствии помещения отвечающего указанным характеристикам, необходимо наличие договора с банком об аренде банковской ячейки.
6. Перечень необходимых для работы ЦТО программно-аппаратных средств и оборудования приведен в Приложении «А» к настоящим Требованиям. 7. Достаточное количество специалистов, прошедших инструктаж по технике безопасности, и имеющих квалификационную группу по электробезопасности не ниже третьей. 8. Диспетчерскую службу, средства мобильной связи, программно-технические средства для автоматизации документооборота, регистрации заявок и ведения банков данных о находящейся на технической поддержке Продукции и выполняемых услугах. Поставщик рассматривает заявку, при необходимости уточняет ее содержание. Проверка на соответствие Заявителя положениям раздела 1 настоящих Требований либо раздела 2 (при расширении области аккредитации и при продлении срока действия аккредитации ЦТО), может осуществляться специалистами Поставщика, либо специалистами Регионального представителя Поставщика. Проведение проверки специалистами Регионального представителя осуществляется по поручению Поставщика. Услуги Регионального представителя оплачиваются Заявителем. Заявитель в процессе проверки должен создать условия для работы проверяющих специалистов, предоставлять им необходимые сведения, устранять замеченные недостатки, в том числе приобрести специализированное оборудование и ЗИП, а также направить на подготовку необходимое количество специалистов. Проверяющие специалисты Регионального представителя оформляют Заключение, форма которого приведена в Приложении «Г» к настоящим Требованиям и знакомят с ним под роспись Заявителя, и в течение пяти рабочих дней направляют Поставщику Заключение (подлинник и в электронном виде). В случае проведения проверки специалистами Поставщика, Заявитель предоставляет все материалы на бумажных носителях лично, по почте или их отсканированные копии в электронном виде. Если результаты проверки, отраженные в Заключении, положительны:
Поставщик выставляет Заявителю счет за услуги по аккредитации.
После поступления денежных средств, Поставщик проводит обучение, аттестацию и выдает сотрудникам ЦТО соответствующие удостоверения, оформляет акт об оказании услуг по аккредитации и счет-фактуру, оформляет и подписывает договор «О техническом обслуживании и ремонте контрольно-кассовой техники» с Заявителем на 1 год.
При проведении проверки Региональным представителем:
Поставщик отправляет документы, указанные в пункте 3.8.2. Региональному представителю, для организации их подписания у Заявителя.
Оформленные документы Региональный представитель обязан отправить Поставщику в течение пяти рабочих дней со дня их подписания со стороны Заявителя.
После получения аккредитации Заявитель заключает с Региональным представителем договор на поддержку и обеспечение ЦТО, оказание консультационной помощи по вопросам эксплуатации и технического обслуживания продукции Поставщика. Региональный представитель осуществляет постановку на учет Продукции, которая находится на техническом обслуживании у Заявителя, ведет перечень заводских номеров ККТ, сроков ввода их в эксплуатацию по форме указанной в Приложении «Д».
Если результаты проверки, отраженные в Заключении, отрицательные:
Поставщик проверяет объективность оценок Регионального представителя и принимает следующие решения:
Утвердить Заключение;
Предоставить Заявителю возможность устранить обнаруженные несоответствия в течение согласованного периода времени и подтвердить это при повторной проверке.
Заявитель при несогласии с выводами Заключения, составленного Региональным представителем, вправе подать апелляцию к Поставщику. Поставщик по результатам рассмотрения апелляции оставляет за собой право провести экспертизу самостоятельно, в части замечаний, указанных Заявителем в апелляционной жалобе. Расходы, связанные с проведением дополнительной экспертизы несет Заявитель. Необходимое количество ЦТО, аккредитуемых в регионе, определяется Поставщиком. Поставщик оставляет за собой право отказать в аккредитации если:
Не имеет возможности обеспечить надлежащую организацию работы ЦТО в регионе.
Не имеет возможности обеспечить ЦТО запасными частями и принадлежностями, необходимой ремонтно-эксплуатационной документацией на момент принятия решения об аккредитации ЦТО.
Считает, что количество ЦТО в регионе достаточно для проведения качественного обслуживания Продукции Поставщика.
А вообще количество ЦТО во многих регионах уже превышает разумные пределы и эта деятельность уже не так привлекательна, как раньше.
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) (далее - Журнал) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. В то же время графы Журнала предполагают отражение в нем операций и с использованием платежных карт (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 N 17-15/4707).
Нормативно-правовыми актами порядок заполнения Журнала и иных документов применительно к рассматриваемой ситуации не регламентирован.
При возврате денежных средств в день покупки необходимо иметь в виду следующее.
Согласно разъяснениям специалистов налогового органа после снятия с кассового аппарата Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10) (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2012 N 17-15/052888, от 09.07.2008 N 22-12/066519@).
Разница между показателями граф 9 и 6 Журнала является выручкой за рабочий день, которая отражается в графе 10 Журнала (смотрите также письмо УФНС по г. Москве от 30.11.2005 N 09-24/87838). В данном случае выручка будет включать в себя и впоследствии возвращаемые суммы.
Специалисты налогового органа разъясняют, что (письма УФНС России по г. Москве от 18.06.2012 N 17-15/052888, от 09.07.2008 N 22-12/066519@):
- в графе 11 Журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 12 и 13 раздела "Оплачено по документам", соответственно, указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов;
- в графе 14 Журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13);
- сумма денег, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15 Журнала;
- в графе 11 (графа 10 - графа 13 - графа 15) Журнала указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам.
Учитывая вышесказанное, на наш взгляд, в рассматриваемом случае заполнять графы 11-15 Журнала можно следующим образом:
- графа 12 - количество операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);
- графа 13 - сумма операций по платежным картам (возвраты на данный показатель не влияют);
- графа 15 - суммы возврата по платежным картам не отражаются;
- графа 11 - определяется как разница между графами 10, 13, 15;
- графа 14 - определяется путем сложения граф 11 и 13.
Заметим, что отражение по графе 15 сумм возврата по платежным картам приведет к искажению показателя графы 11 и неверному расчету суммы денежных средств, подлежащих сдаче.
Вместе с тем ввиду отсутствия по данному вопросу нормативного регулирования и соответствующих разъяснений, полагаем, что в графе 15 могут быть отражены суммы возврата по платежным картам при условии исключения возвращенных сумм из графы 13.
Любой из предложенных выше порядков не является ошибкой при определении суммы подлежащей сдаче наличной выручки.
При возврате денежных средств не в день покупки отметим, что в силу п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104, чеки контрольно-кассовых машин на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю (клиенту). При возврате товара не в день покупки операции по выдаче денежных средств осуществляются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и организацией торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт) (письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134, п. 4 письма Управления МНС по г. Москве от 13.08.2003 N 29-12/44313).
В данном случае Журнал заполняется в общем порядке, а факт возврата денег на порядке его заполнения не сказывается.
Пока – не обязательно (при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации), но необходимо учитывать следующее.
Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ, вступающим в силу в соответствующей части с 15.07.2016г., упраздняется право организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся налогоплательщиками ЕНВД на неиспользование контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов.
Однако вышеуказанным законом установлен срок введения обязанности по использованию ККТ этой категорией субъектов предпринимательской деятельности – с 01.07.2018г.
Вместе с тем, согласно изменениям, внесенным в Федеральный закон от 22.11.1995 № 171-ФЗ, розничная продажа алкогольной продукции и розничная продажа алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания должна будет осуществляться с применением контрольно-кассовой техники уже начиная с 31.03.2017г.
Нормативное обоснование:
1) пункт 2 статьи 346.26 «Налогового кодекса Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (в редакции от 03.07.2016);
2) пункты 1, 7 статьи 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
3) пункт 11 статьи 1, пункт 4 статьи 9 Федерального закона от 03.07.2016 № 261-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
4) абзац девятый пункта 10 статьи 16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 261-ФЗ);
5) пункт 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (в редакции от 08.03.2015, действовавшей до 15.07.2016).
