Главная » 2012»Декабрь»1 » Регистрация, применение и учет ККТ: подробная инструкция.
12:41
Регистрация, применение и учет ККТ: подробная инструкция.
Когда учет будет самым простым: Когда расходы на кассовый аппарат суммарно не превышают 40 000 руб. Тогда их можно признать в налоговом учете целиком и сразу. Какие документы почитать: Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, Регламент, утвержденный приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н. Клиенты вашей компании рассчитываются за проданные им товары, оказанные услуги или выполненные работы наличными? В таком случае по каждой операции вы должны выдавать покупателям кассовый чек. Для этого нужно установить контрольно-кассовую технику (ККТ). Не обойтись без кассового аппарата, даже если с вами расплачиваются банковской картой. Это общее правило статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ. Если же не применять ККТ, то это чревато штрафами от налоговиков по части 2 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Есть ситуации, когда ККТ применять необязательно. Понять, нужна ККТ или нет, поможет таблица ниже.
В каких случаях нужно применять ККТ, а когда это делать необязательно
Ситуация
Нужна ККТ или нет
Комментарий
Организация получает выручку от деятельности, упомянутой в пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ (например, торговля в киосках мороженым)
Нет
В данном случае закон не требует оформлять никаких документов. То есть
ни БСО, ни товарных чеков, ни каких-то других подобных квитанций
Компания оказывает услуги непосредственно населению
Нет, если вы оформите БСО
БСО должны соответствовать требованиям постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Но выдавать их нельзя, если услуги оказывают другим организациям
Организация получает наличную выручку (в том числе аванс) от деятельности на ЕНВД
Нет, если выдадите документ, подтверждающий оплату
По требованию покупателя (клиента) выдают документ, подтверждающий прием
денег за проданные товары (работы, услуги). В нем должны быть
реквизиты, предусмотренные пунктом 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ
Компания продает в розницу алкогольную продукцию
Да, с некоторыми исключениями
До 1 января 2013 года розничные продавцы пива и напитков,
изготавливаемых на основе пива, с содержанием этилового спирта 5
процентов и менее от объема готовой продукции могут не применять ККТ.
При реализации алкогольной продукции в сельских поселениях плательщики
ЕНВД могут не применять ККТ (если при этом выдавать покупателю документ о
приеме денег)
Организация принимает металлолом
Да
Использовать взамен кассового чека бланки строгой отчетности в данном случае нельзя. Это не предусмотрено законодательством
Организация выдает заем или принимает деньги в счет возврата займа (процентов по нему) наличными
Нет
Как при выдаче, так и при возврате займа, а также процентов по нему
реализации товаров (работ, услуг) не происходит. Значит, оформляют РКО и
ПКО соответственно
С чего начать
Чтобы по всем правилам использовать кассовый аппарат в работе, надо выбрать подходящую модель. Также обязательно зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции. Ведь если вы станете применять неисправную либо незарегистрированную технику, административного штрафа тоже не избежать.
Шаг № 1. Выберите модель кассового аппарата и обслуживающую компанию Выбирая конкретную модель ККТ, важно проверить, включена ли она в государственный реестр. Модель, которой нет в реестре, применять запрещено. За это предусмотрен административный штраф. Выходит, если кассир вовремя пробьет чек на кассе, исключенной из госреестра, его и компанию, в которой он работает, все равно могут привлечь к ответственности. По сути, выбор модели упирается в потребности компании и то, какую сумму ваше руководство готово потратить. Например, если вы планируете принимать к оплате не только наличные, но и банковские карты, понадобится более сложная модель. Немаловажен и вид деятельности компании. Дело в том, что некоторые виды кассовой техники имеют ограниченное применение. В частности, модель АБПМ-К предназначена исключительно для расчетов при продаже билетов. Кроме того, уже сейчас вам надо подумать о том, где вы будете обслуживать кассовый аппарат. Как правило, те организации, которые продают ККТ, являются и центром технического обслуживания (ЦТО). Так что проще купить машину в ЦТО, заодно заключив с данной организацией договор на обслуживание.
Шаг № 2. Подайте заявление о регистрации ККТ в налоговую инспекцию Модель ККТ вы выбрали и купили, теперь надо зарегистрировать технику в своей налоговой инспекции. Для этого подайте заявление по форме, приведенной в приложении № 1 к приказу ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152@. Его вы можете отнести в инспекцию лично, отправить по почте с уведомлением о вручении или же переслать через Интернет. Наглядный образец заявления о регистрации ККТ мы уже приводили в статье «Шпаргалка, которая поможет быстро и правильно заполнить заявление о регистрации ККТ» (опубликована в журнале «Главбух» № 13, 2012). Также в таблице ниже мы дали подсказки, как заполнять отдельные реквизиты в бланке.
Реквизит заявления
Как заполнить
Наименование пользователя на странице 1
Напишите полное наименование вашей организации согласно учредительным
документам. Причем обязательно полностью заполните
организационно-правовую форму. Более того, если есть латинская
транскрипция названия предприятия, то впишите и ее
Поле «Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя» на странице 1
Обычно в нем пишут номер доверенности и дату ее выдачи. Когда
же заявление подписывает руководитель компании, данное поле
не заполняйте
Поля раздела 2 про справочные данные, посвященные арендным отношениям
Если компания арендует помещение, впишите наименование арендодателя, его
ИНН и номер договора с датой. Когда же ККТ размещают в собственном
помещении, справочный блок заполнять не нужно
Номер паспорта ККТ (строка 060 раздела 1)
Заполните номер действующего паспорта ККТ. Если же такового нет, в строке 060 проставьте прочерк
Идентификационный знак кассы (строка 050 раздела 1)
Строка 050 состоит из 12 клеточек. Однако поставщик ККТ может указать в
своей серии 8 букв, а в номере 7 цифр (общее количество знаков — 15).
Тогда добавьте несколько клеточек в типовую форму бланка. Налоговики все
равно зарегистрируют такой аппарат. Ведь при вводе в автоматизированную
систему реквизитов из заявления о регистрации ККТ предусмотрено
следующее. Инспекторы заносят в базу от 7 до 20 разрядов в серии и
учетном номере идентификационного знака ККТ. А значит, форма заявления
считается полностью машиночитаемой
Заводской и регистрационный номера электронной кассовой ленты (ЭКЛЗ), которые пишут в строках 070 и 080 соответственно раздела 1
Внимание! Эти строки заполняют, только если подается заявление о
перерегистрации или снятии с учета кассы. Обычно заводской номер ЭКЛЗ
составляет 13 знаков, а в строке 070 всего 12 квадратиков. Добавьте
столько символов, сколько вам нужно. То есть доработайте шаблон
заявления. Если номер будет до 20 знаков, кассу зарегистрируют. При
перерегистрации в связи с заменой ЭКЛЗ в строке 070 надо писать номер
именно новой ленты, которую будут использовать после перерегистрации. А в
строке 080 ставьте прочерк. Ни в одной из этих строк отражать значения,
присвоенные старой ЭКЛЗ, нельзя
Вы регистрируете сразу несколько кассовых машин? Тогда все равно заполните одно заявление. Просто разделов 1 и 2 в нем будет столько же, сколько единиц техники. Увеличится и общее количество страниц (его укажите на титульной странице). Какие документы приложить к заявлению, читайте ниже.
Шаг № 3. Подготовьте аппарат к осмотру и получите карточку регистрации ККТ Если с документами все в порядке, работник ИФНС согласует с вами время для осмотра кассовой машины и ее фискализации (пробного запуска). О том, что эти процедуры пройдены, инспектор сделает соответствующую отметку в паспорте ККТ. Ее он заверит печатью ИФНС. После этого кассовый аппарат поставят на учет. Сотрудник инспекции выдаст вам карточку регистрации кассы и заверит ваш журнал кассира-операциониста. Одновременно с карточкой вам вернут паспорт ККТ и договор на техподдержку.Весь этот порядок действий есть в Административном регламенте, утвержденном приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н (далее — Регламент). Всего у налоговиков есть пять рабочих дней с даты, когда они получили документы от компании. Теперь кассовым аппаратом можно пользоваться. Но только по тому адресу, по которому он зарегистрирован. Например, если кассу будет использовать филиал, то регистрировать ККТ нужно в инспекции по местонахождению данной структурной единицы. При этом филиалы не вправе использовать кассовый аппарат, зарегистрированный на головной офис (и наоборот).
Эти документы надо приложить к заявлению о регистрации ККТ
Ниже мы назвали обязательный набор документов. Правда, порой инспекторы просят представить дополнительные бумаги, к примеру договор аренды помещения, где будет установлена ККТ. Но такие требования незаконны. 1. Паспорт ККТ, полученный при покупке кассовой машины. 2. Договор на техническое сопровождение кассового аппарата. 3. Доверенность на имя того, чья подпись стоит в заявлении. Это если документ визирует не руководитель организации, а, к примеру, главный бухгалтер. В таком случае лучше сделать несколько экземпляров доверенности, так как один из них налоговики могут забрать.
Какие документы по ККТ должны быть в компании
Чтобы работать с ККТ, нужно постоянно оформлять ряд специфических документов. Подробно все эти требования расписаны в двух нормативных актах: Положении о порядке ведения кассовых операций № 373-П (утверждено Банком России 12 октября 2011 г.), Типовых правилах (утверждены Минфином России 30 августа 1993 г. № 104). Итак, вы зарегистрировали технику в инспекции. Когда будете вводить ее в эксплуатацию, составьте акт по форме № КМ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Акт составьте в двух экземплярах. Один из них передайте в ЦТО, а второй оставьте у себя. Повторим еще раз, у вас в наличии должны быть:
паспорт ККТ с отметкой инспекции;
карточка регистрации, выданная в ИФНС;
акт по форме № КМ-1 ;
журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 ;
журнал по форме № КМ-8.
Как поступать с расходами на ККТ, ее ремонт и техобслуживание
Вообще кассовая техника отвечает критериям основного средства. Поэтому она есть в соответствующей Классификации в составе четвертой амортизационной группы. Так что если аппарат обошелся вам дороже 40 000 руб., его стоимость списывайте через амортизацию. При этом срок полезного использования установите свыше пяти лет до семи лет включительно. А вот расходы на покупку ККТ в сумме 40 000 руб. и меньше учитывайте единовременно. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Теперь про ремонт и техобслуживание. Во время эксплуатации кассовой техники ее будут постоянно проверять специалисты ЦТО на предмет, исправна ли она. Эти плановые осмотры проводят ежегодно (в январе-феврале). Таково требование абзаца 9 пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. Расходы на техобслуживание касс прямо не упомянуты в главе 25 Налогового кодекса РФ. Есть два варианта, как учесть такие траты при расчете налога на прибыль. Первый: в составе материальных расходов согласно статье 254 кодекса. Второй: в составе прочих расходов на основании статьи 264 кодекса. Выбранный способ закрепите в учетной политике для целей налогообложения (п. 4 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Но при любом из них расходы можно учесть целиком и сразу. Естественно, мы подразумеваем метод начисления. Что касается ремонта, то чинить кассовые аппараты может опять же только ЦТО. Всю потраченную на ремонт сумму списывайте сразу в составе прочих расходов. В том периоде, когда выполнили работы. С входным НДС никаких особенностей нет. Всю сумму НДС, предъявленную при покупке аппарата продавцом либо в сумме оплаты за ремонт ЦТО, можно принять к вычету. Тут действуют общие правила статей 171 и 172 Налогового кодекса РФ.
По каким правилам работать с кассовой техникой
К работе на ККТ можно допускать только сотрудников, с которыми ваша компания заключила договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Это важно, иначе в случае недостачи налички в кассе взыскать ее с работника будет проблематично. Теперь расскажем по порядку. В начале каждой смены кассиру-операционисту нужно выдать ключи от кассовой кабины и ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика. Не забудьте снабдить кассира необходимыми расходными материалами: чековой и контрольной лентами, лентой для печатающего устройства, чистящими средствами, а также разменными монетами и купюрами. А руководитель организации (заместитель руководителя, заведующий секцией) пусть в начале контрольной ленты напишет и заверит подписью:
тип и заводской номер ККТ, в которую устанавливается лента;
дату и время начала работы ККТ;
показания секционных и контрольных счетчиков.
Те же данные, только уже с датой и временем окончания работы, тот же руководитель должен написать на контрольной ленте в конце дня, когда он извлечет эту использованную ленту из ККТ и снимет показания счетчиков. Плюс ко всему там же надо написать сумму дневной выручки. Показания счетчиков на конец дня заносятся в журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4. По показаниям счетчиков на начало и конец дня определяется сумма выручки за день. Эта сумма должна соответствовать сумме денег, сданных кассиром-операционистом. Вообще, правил, которых должен придерживаться кассир-операционист, много. Чтобы ему было проще запомнить, что можно, а что нельзя делать, выдайте памятку, которую мы подготовили (см. ниже). Если потребуется, вы можете вырезать ее из журнала. Ниже мы привели схему действий на случай возврата денег покупателю.
Что делать, если покупатель возвращает товар и надо вернуть деньги
Когда придется перерегистрировать ККТ
Предположим, ваша компания или обособленное подразделение переехали (сменили адрес). Или компания стала называться по-новому, либо вы решили сменить ЦТО. В этих случаях придется перерегистрировать ККТ. А все ситуации, когда обязательна перерегистрация, приведены в пункте 76 Регламента. Чтобы перерегистрировать ККТ, в налоговую инспекцию подайте заявление (форма та же, как и при первичной регистрации). К заявлению приложите паспорт ККТ и карточку ее регистрации. Налоговики обязаны перерегистрировать ККТ в течение пяти рабочих дней с даты, когда вы подадите заявление. После снятия фискального отчета за весь период эксплуатации кассы в паспорте ККТ инспектор сделает отметку о перерегистрации. Он заверит ее печатью ИФНС.
Как снять кассовый аппарат с учета
В заключение несколько слов о том, как снимать кассовую технику с регистрационного учета. Делать это нужно во всех случаях, когда эксплуатация ККТ прекращается. В том числе когда вы решили заменить действующую модель на новую. Чтобы снять кассу с учета, нужно подать в налоговую инспекцию заявление по уже известной вам форме. Вместе с ним паспорт ККТ и карточку ее регистрации. Дальнейшие действия инспекторов и представителя компании расписаны в пунктах 81-88 Регламента. Будьте внимательны! Инспекция вправе самостоятельно снять ККТ с учета, если одновременно выполняется два условия: у кассового аппарата истек нормативный срок амортизации; модель ККТ исключена из государственного реестра. Об этом инспекция обязана известить организацию не позднее следующего дня по окончании нормативного срока амортизации.
Главное, о чем важно помнить 1. Использовать можно только модели ККТ, которые есть в госреестре и зарегистрированы в налоговой инспекции. 2. Срок регистрации (перерегистрации, снятия с учета) кассового аппарата в ИФНС составляет пять рабочих дней с даты, когда подано заявление.
