С октября начал действовать новый регламент регистрации ККТ. В нем прописан и порядок перерегистрации и снятия с учета кассы. Поправки в основном позитивные для компаний и предпринимателей. Скажем, регистрировать ККТ налоговики должны максимум за пять дней и не требовать при этом лишних документов. Про самые важные новые правила и про то, как их выполняют в столичных инспекциях, читайте в нашей статье.
Что изменилось в правилах регистрации ККТ
Инспекции регистрируют и снимают с учета ККТ по новому регламенту с 7 октября 2012 года. Этот документ утвержден приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н. Новый порядок применяют все компании и предприниматели, которые используют ККТ (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). За исключением банков и прочих кредитных организаций. Тех, кто не обязан регистрировать кассы в ИФНС. Вот почему в регламенте теперь названы платежные агенты. В старом о них попросту ни слова (приказ Минфина России от 10 марта 2009 г. № 19н). В то время как ККТ, встроенные в терминалы и банкоматы, подлежат регистрации с апреля 2010 года (п. 4 ст. 6 Федерального закона от 3 июня 2009 г. № 103ФЗ). Так что теперь регламент соответствует законам. Еще одна разумная поправка. Для компаний с обособленными подразделениями, которые применяют ККТ. Кассы можно регистрировать по адресу одного из подразделений. Если они расположены в Москве или в одном муниципальном образовании области. Прежний регламент требовал обращаться по месту каждого подразделения. Но налоговики тогда разрешали регистрировать ККТ в одной из инспекций (п. 5 письма ФНС России от 10 июня 2011 г. № АС-4-2/9303@, письмо УФНС России по г. Москве от 28 марта 2011 г. № 17-14/028764@). Той, которую компания выбрала для учета всех подразделений в столице или областном муниципалитете. А для этого уведомила о своем решении ИФНС по адресу головного офиса (п. 4 ст. 83 Налогового кодекса РФ). Вот про такое уведомление в новом регламенте не сказано. Но как мы выяснили, в столичных инспекциях считают, что оно необходимо. Если компания хочет регистрировать кассы подразделений в городе только в одной московской инспекции. Иначе надо обращаться по месту нахождения каждого подразделения, применяющего ККТ. Вот еще две поправки. Для комфорта представителей компаний и предпринимателей. Теперь абсолютно все ИФНС принимают документы для регистрации ККТ по единому графику. С понедельника по четверг с 10.00 до 17.00, а в пятницу до 15.45. Суббота и воскресенье — выходные дни. Строго по регламенту принять у вас документы в инспекции должны за 20 минут. Поэтому в некоторых налоговых ведут предварительную запись. Так, записаться предлагают в ИФНС по г. Москве № 10, 14, 15, 19, 29. И второе изменение. Регламент разрешает подавать документы через интернет. Но ФНС не утвердила еще электронный формат заявления на регистрацию ККТ. Пока ведет разработку.
Какие понадобятся документы
Для регистрации кассы вы подаете заявление. Его форма утверждена приказом ФНС России от 9 апреля 2008 г. № ММ-3-2/152@. И еще два необходимых документа. А именно паспорт ККТ и договор с центром технического облуживания (ЦТО). Для перерегистрации или снятия с учета кассы нужно заявление (по той же форме). Плюс паспорт ККТ и карточка регистрации кассы. Именно такие два перечня обязательных документов приведены в регламенте. Казалось бы, и раньше требовались только эти документы. Но инспекторы на местах часто запрашивали и другие. Скажем, договор аренды или свидетельство о собственности на офис, в котором вы установите ККТ. Но разница есть. Сейчас регламент прямо запрещает налоговикам требовать необязательные документы. К тому же инспекторы не вправе отказать в приеме документов. Оснований для этого нет. Также как и для приостановления процедуры регистрации. Кассу поставят на учет за пять рабочих дней. Исправление недочетов в документах этот срок не продлевает. Если налоговики выявят ошибки, то уведомят вас о них. Сразу, как получат заявление, или на следующий день. Тогда вы должны устранить неточности в течение рабочего дня. Скажем, подать в инспекцию заявление, в котором попросить уточнить недочеты. И сделать это лично, чтобы не терять время. Опоздание может стать поводом для отказа в регистрации ККТ. В регламенте приведен закрытый перечень ситуаций, при которых инспекторы направят вам уведомление об этом. Например, недостатки в документах являются одним из оснований для отказа. Так, в ИФНС № 4, 10, 22, 27, 29 по г. Москве принимают заявление, паспорт ККТ и договор с ЦТО. Других документов не требуют. Инспекторы проверят представленные сведения. Если претензий нет, то с вами согласуют время осмотра кассы. Однако данные могут показаться налоговикам сомнительными. Тогда они действуют по ситуации. Допустим, надо убедиться, что адрес установки кассы, отраженный в заявлении, реальный. В таком случае инспекторы оперативно выезжают на место. Там могут опросить собственников или арендаторов здания или соседних помещений. Но если все же инспекторы запросят у вас дополнительные документы, то эту просьбу вы вправе не выполнять. Ведь вы представили все обязательные документы. И должны разве что по письменному уведомлению налоговиков устранить недочеты в этих бумагах. Хотя вы можете и представить налоговикам дополнительные документы. Если опасаетесь, что они откажут в регистрации кассы, а спорить с ними не хотите. Проблем нет, если запрашиваемый документ есть. Иначе можете принести другие, также подтверждающие достоверность данных. Допустим, договор аренды еще не заключили. Тогда подойдет соглашение о таком намерении или письмо от будущего арендодателя. Есть еще один случай, когда налоговики уведомят вас об отказе в регистрации ККТ. Это если вы подадите заявление не в ту инспекцию. Скажем, так может случиться, если касса установлена в подразделении, которое еще не стоит на учете в этой ИФНС. Поэтому прежде всего вы должны подать сообщение о создании обособленного подразделения в инспекцию по головному офису (форма С-09-3-1) И только потом, спустя пять рабочих дней, можете представить документы по ККТ в налоговую по адресу подразделения. Ведь именно за это время налоговики ставят подразделение на учет (п. 2 ст. 84 Налогового кодекса РФ).
Как проходит осмотр ККТ
Обязательной процедурой при регистрации и перерегистрации кассы является ее осмотр. Теперь инспектор не вправе осматривать ККТ один. Вместе с ним проверяет кассу специалист ЦТО. На осмотре должны быть и вы или тот, кто подавал заявление на регистрацию. Допустим, вы, являясь заявителем, по какой-то причине не явились на осмотр ККТ. Для налоговика это основание отказать вам в регистрации кассы. Так что важно прийти вовремя. В то время, которое согласовали с инспектором. Осмотр кассы проходит как прежде. Инспектор проверяет целостность корпуса кассы, а на нем марку-пломбу и необходимые знаки. Если претензий нет, то опломбирует ККТ, включает фискальный режим (вводит пароль доступа, а затем наименование, ИНН, КПП компании и другие обязательные данные). Специалист ЦТО активирует накопитель фискальной памяти (ЭКЛЗ). Далее налоговик выбивает чек. На любую сумму, а не 1 руб. 11 коп. Теперь регламент не требует вбивать конкретную величину. В опрошенных инспекциях нас заверили, что они, несмотря на поправку, отпечатывают чек на привычную сумму. Далее печатают сменный и фискальный отчеты. В чеке и этих отчетах проверяют наличие и верность реквизитов. После инспектор и заявитель подписывают акт об обнулении счетчиков (форма № КМ-1). Хотя регламент не требует оформлять такой акт, в инспекциях составляют этот документ. В завершение налоговик вносит сведения о регистрации кассы в книгу учета ККТ. Далее ставит отметки о регистрации в паспорт кассы и ее учетный талон, которые заверяет подписью с расшифровкой и печатью инспекции. Учетный талон ККТ хранит ЦТО (п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). И значит, представить его в инспекцию должен специалист центра техобслуживания. Еще инспектор заверяет журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Так что ваша задача взять его с собой. Этот документ должен быть прошнурован, пронумерован и содержать подписи руководителя и главного бухгалтера и печать компании. Также налоговик заполняет и передает вам карточку регистрации ККТ. Этот документ заверяет начальник ИФНС или его заместитель своей подписью и печатью инспекции. В итоге из инспекции вы должны забрать зарегистрированную ККТ, ее паспорт, карточку регистрации кассы, журнал кассира-операциониста и договор с центром техобслуживания.
Каковы основания для перерегистрации ККТ и снятия с учета
При смене адреса установки ККТ, центра техобслуживания, замене блока ЭКЛЗ или по другим подобным причинам кассу надо перерегистрировать. Если оснований несколько, можете подать одно заявление. Допустим, при смене адреса установки кассы и ЦТО в поле заявления «Вид документа» запишите 2/1;1;2;2;2. В разделе 2 заявления отразите новый адрес и наименование места установки, а если торгуете с автомобиля, то его модель и регистрационный знак. Если это арендованное помещение, то заполните еще подраздел «Справочно». Иначе инспекторы могут потребовать устранить этот пробел. И напишите в заявлении сведения о новом центре техобслуживания. Еще один случай. Передача ККТ из одного обособленного подразделения в другое. Кассу надо перерегистрировать, если эти подразделения находятся в Москве или одном муниципальном образовании области. В таком случае менять ЭКЛЗ не требуется, так как в нее при активации не вносится информация о месте установки. Эту позицию подтверждает письмо ФНС России от 12 октября 2012 г. № ЕД-4-3/17309. Сложнее, если подразделения находятся в разных областных муниципальных образованиях. Или если вы передаете кассу из столичного подразделения в подмосковное. В этом случае ККТ надо сначала снять с учета, а затем зарегистрировать по новому адресу. И заменить ЭКЛЗ. Так считают и в опрошенных нами инспекциях. Снятие кассы с учета инспекторы проводят не только по инициативе заявителя, но и сами. На то у налоговиков есть два основания. Первое — если истек нормативный срок амортизации модели кассы, исключенной из госреестра ККТ. Об этом инспекторы письменно уведомят вас как заявителя на следующий день. Вторая причина — ликвидация компании или прекращение деятельности предпринимателя. Тогда инспекторы снимают кассу на основании записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Подробнее о правилах бухгалтерского и налогового учета кассовой техники вы можете прочитать в рубрике «Мастер-класс для главбуха» журнала «Главбух» № 22, 2012 (в статье «Все самые необходимые для бухгалтера сведения о контрольно-кассовой технике»).
